Toda pessoa jurídica, seja um empresário bem-sucedido ou um trabalhador autônomo que acabou de abrir um pequeno negócio, deve emitir Nota Fiscal. É esse documento que irá comprovar a transação comercial e a correta tributação da mesma.

No caso de microempreendedores individuais (MEI), a Nota Fiscal deve ser emitida apenas quando o MEI vender produtos ou serviços para outra pessoa jurídica. Quando essas transações ocorrem, o MEI pode optar por emitir uma Nota Fiscal avulsa.

Mas e se um microempresário individual preencher alguns dados por engano e precisar cancelar a Nota Fiscal? Afinal, errar no preenchimento de notas fiscais não é difícil. Existe alguma maneira de resolver este problema? É complicado? Você precisa pagar?

Pensando nisso, destacamos os procedimentos necessários para cancelar uma Nota Fiscal avulsa MEI. Continue lendo e aprenda como proceder!

Procedimentos necessários

Existem dois tipos de fatura única, mas o processo de emissão é sempre o mesmo. O primeiro é o Modelo 55, que é o mesmo da NF-e, exceto que a transmissão e o armazenamento são eletrônicos, e não há arquivo para impressão.

Tudo está concentrado em um arquivo XML. O segundo formato é o Modelo 1-A, geralmente utilizado para gerar Notas Fiscais, mas apenas a versão impressa pode ser utilizada para fins de tributação. Nesse caso, você deve ter muito cuidado para não perder esses documentos.

O primeiro passo para cancelar uma nota fiscal avulsa emitida por um microempreendedor individual é acessar o site da SEFAZ em seu estado. Cada SEFAZ oferece seu próprio sistema de emissão e gerenciamento de NF.

Nessa etapa, você deve fazer login no sistema, que é o mesmo sistema usado para emitir a fatura que deseja cancelar agora. Após entrar no sistema SEFAZ, será necessário abrir uma NF separada para ser cancelada.

Normalmente, haverá uma opção “cancelar”. Ao clicar nesta opção, o sistema solicitará que você insira o número da NF ou a chave de acesso no campo obrigatório. A Secretaria da Fazenda do seu estado pode pedir que você explique o motivo do cancelamento.

Portanto, após acessar a Nota Fiscal avulsa e confirmar que é realmente a NF que deseja cancelar, será necessário preencher um campo dedicado ao motivo do cancelamento.

Por fim, na etapa final sobre como cancelar Notas Fiscais avulsas do MEI, basta confirmar a solicitação. Após a conclusão, o sistema SEFAZ processará o pedido.

Caso o agente não encontre nenhuma restrição no pedido, a NF ficará no estado cancelado no sistema. O prazo para conclusão em cada secretaria de estado pode variar.

Condições para cancelamento

Apenas uma única Nota Fiscal avulsa emitida pela autoridade fiscal pode ser cancelada. As NF com acordos de “autorização de uso” não poderão passar no processo de cancelamento.

Outra condição para cancelar Notas Fiscais avulsas MEI são eventos tributáveis imperfeitos. Ou seja, a fatura só pode ser cancelada quando a mercadoria não tiver saído da empresa ao comprador ou o serviço não tiver sido prestado.

Uma única Nota Fiscal só pode ser cancelada se o destinatário não tiver concluído a emissão da ciência. Isso significa que o destinatário não pode ser informado do envio da Nota Fiscal.

Geralmente, uma única Nota Fiscal avulsa pode ser cancelada em 24 horas. Vale ressaltar que pode ocorrer variações da regra dependendo das diretrizes normativas de cada estado.

É importante destacar que se o pedido de cancelamento for feito 24 horas após a emissão da nota fiscal, será aplicada multa. Na maioria dos casos, o valor da penalidade é de 1,5% do valor total da transação.

Detalhes específicos

Conforme referido anteriormente, os pedidos de Nota Fiscal Avulsa (NFA) do MEI são apresentados sucessivamente no portal da Secretaria Nacional da Fazenda, podendo cada unidade vinculada adotar ou não este tipo de documento.

Verifique se a NFA-e pode ser emitida em seu estado, envie uma solicitação de emissão online e, possivelmente, as instruções da Sefaz estarão relacionadas à criação de um cadastro no “Sistema de Certificação de Cupom Fiscal e Remetente” (SAT).

Profissionais autônomos (dependendo da prefeitura) precisam obter informações junto ao município onde estão cadastrados. Embora emitidos eletronicamente, os documentos originais ainda são documentos em papel.

Para Notas Fiscais avulsas eletrônicas, faturas de serviço eletrônicas (NFSe) e notas de entrega eletrônicas (CTe), os documentos válidos não são documentos em papel, mas arquivos XML.

Embora a NFA-e seja muito específica, existem alguns detalhes que não podem ser ignorados. O primeiro detalhe importante é: NFA-e permite notificar até 10 itens (produtos).

Por exemplo, isso torna difícil para o MEI registrar vendas de 11 produtos em várias dessas notas fiscais. O emissor deve utilizar seu nome de usuário e senha na Sefaz para solicitar uma cópia do NFA-e para acessar o sistema. A partir da primeira cópia, o NFA-e geralmente pode ser impresso em papel A4.

Não é possível fazer correções na NFA-e, como correções eletrônicas (CCe). Se ocorrer um erro, o emissor deve cancelar o Nota Fiscal Avulsa e emitir uma nova. O prazo de cancelamento da NFA-e é de 24 a 168 horas.

Assim como a NF-e, de acordo com a legislação em vigor, a NFA-e também deve ter um tutor legal por 5 anos. Caso a nota fiscal não seja arquivada, a multa por não envio do arquivo fiscal para fiscalização pode ultrapassar R$ 1.000,00.

Com o NFA-e (formato eletrônico para uma única nota), os dados podem ser armazenados em uma chave XML e não serão perdidas como notas físicas. Isso pode garantir mais segurança e confiabilidade na operação.

Algumas empresas apenas compram produtos ou alugam serviços comerciais que emitem nota fiscal, portanto, a possibilidade de emissão de nota fiscal avulsa representa uma vantagem competitiva no mercado.

Isso pode significar um aspecto muito positivo do portfólio da sua empresa ou dos seus negócios individuais, caso você seja um profissional autônomo.

Para NF tradicionais, o software deve ser utilizado. Embora existam bons sistemas ERP com preços acessíveis, muitas pequenas empresas e microempresários não podem pagar essa taxa, então há uma grande vantagens das Notas Fiscais Avulsas (NFA) serem emitidas sem o uso de software.

O Aplicativo Parceiro do MEI

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