Para quem trabalha e recebe seus salários como MEI (Microempreendedor Individual) sempre surge a dúvida, e algumas vezes até mesmo temor, sobre como emitir a nota fiscal de recebimento, para ter o controle legal sobre a transação que foi realizada. As empresas e/ou pessoas que efetuam o pagamento geralmente exigem a apresentação da nota e nem sempre é fácil emiti-la sem auxílio ou sem conhecer os detalhes de como fazer.
Por isso, neste conteúdo optamos por mostrar o caminho, passo a passo, que o indivíduo deve seguir. Portanto, se a sua pergunta é “Como emitir nota fiscal MEI?”, a resposta estará nas linhas a seguir. Lendo com atenção, ficará mais fácil realizar o processo das próximas vezes em que isso for necessário.
Tipos de nota fiscal MEI
Antes de falarmos um pouco mais especificamente sobre o processo de emissão das notas fiscais, é importante que o leitor conheça os tipos existentes. Afinal, em tempos de forte digitalização e automação de processos, já é possível ter a nota fiscal do MEI a partir de procedimentos eletrônicos.
Ao mesmo tempo, ainda existe também o formato mais tradicional, o manual. Para quem prefere ter tudo em mãos, arquivos em papel, esta também é uma boa opção.
Como emitir nota fiscal MEI?
Comecemos então pelo formato “analógico”, digamos assim. O que é necessário para emitir a nota fiscal em papel?
Primeiro de tudo, para ter direito a pedir a nota fiscal impressa, o interessado precisa realizar um processo burocrático para ter direito a realizar ação, deixando tudo legalmente correto.
Para isso, é necessário ir até a Secretaria responsável pelos assuntos econômicos (equivalente à Secretaria da Fazenda) de seu estado, caso os serviços pelos quais haverá a emissão sejam realizados em transações intermunicipais ou até interestaduais. Se for tudo feito dentro do próprio munícipio, o requerente deve procurar pela Secretaria da cidade em que reside e em que está a empresa responsável pelo pagamento.
No órgão correspondente, é preciso solicitar a chamada AIDF, sigla que corresponde a Autorização de Impressão de Nota Fiscal. Feito isso e com a liberação em mãos, começa o processo de emissão em si.
Para isso, é preciso ter os blocos específicos, com as informações necessárias de preenchimento: valor do pagamento, número do MEI, nome, etc. O ideal, no caso de quem emite notas constantemente, é solicitar o serviço de alguma gráfica para que haja a impressão de vários modelos iguais, facilitando o uso posterior.
Depois de preenchido todo o documento, feito a comprovação perante o outro lado da transação e todos os detalhes previamente combinados, é importante guardar os comprovantes em uma pasta e arquivá-los. Isso ajuda em caso de necessidade de comprovação posterior, assim como facilita quaisquer discussões com a Receita, declaração de impostos, etc.
Como emitir a nota fiscal MEI eletrônica?
Como dissemos, já é possível optar, também, pela emissão da nota fiscal, como MEI, eletrônica. Inclusive, esta já é uma tendência cada vez mais comum, visto que toda a sociedade passa pelo processo acelerado de digitalização da maior parte dos serviços existentes.
Além disso, algumas vantagens claras de realizar a emissão digital é a redução de custos e uso de papel. Isso sem falar que, hoje em dia, boa parte das pessoas prefere se organizar com pastas no e-mail, em aplicativos, em vez de criar arquivos em casa, com caixas e pastas de documentos. Sendo assim, para a praticidade também costuma ser uma opção viável.
Para completar, o envio de comprovantes e da nota para o pagador também é simples e rápida, podendo ser feita por qualquer meio digital (e-mail, WhatsApp, etc.).
E como fazer neste caso? Explicaremos em detalhes agora.
Primeiro de tudo, é preciso pesquisar e encontrar o endereço virtual referente à sua cidade ou estado, no qual pode ser feito o cadastro inicial, para que o seu número de MEI seja habilitado para emitir a nota fiscal eletrônica. Neste momento, o interessado criará informações de login e senha que serão usados adiante.
Geralmente, o processo de emissão é feito no site da prefeitura da cidade do emissor, ou em algum endereço digital adjacente, como a página de alguma Secretaria.
Seja qual for o site em si, ao encontrá-lo o emissor precisa colocar as informações de login e senha escolhidos no primeiro passo. Assim, ele terá acesso à página de emissão da nota fiscal.
Feito isso, um dos ícones que aparecerá dirá respeito à criação de uma nova nota fiscal MEI. Clique nele e uma nova aba se abrirá para realização do procedimento.
Neste momento, aparecerão vários dados necessários na nota. Valor recebido, número do MEI, empresa/pessoa jurídica que realizou o pagamento, entre outros.
Depois de preencher o formulário e checar mais de uma vez para conferir se tudo está correto, para que não haja erro de preenchimento que invalide ou cause irregularidade, o emissor deve clicar no ícone que confirma a nota e gera sua emissão oficial.
Embora o processo tenha sido feito, é importante entrar na aba de consulta às notas emitidas para confirmar que todo o procedimento foi oficializado. Neste local, também é possível baixar e enviar para a empresa, se necessário. Algumas instituições criam um sistema no qual, ao colocar o próprio e-mail da empresa nos dados, eles já recebem a nota. Mas também é possível baixar e enviar por outro meio.
Este é, portanto, o passo a passo para emitir nota fiscal MEI, seja pelo formato eletrônico ou ainda por papel, como alguns ainda preferem.
O importante é que tudo seja feito de maneira detalhada e atenta, com valores corretos, informações passadas sem nenhum erro. São vários os dados que precisam ser colocados, além de números. Portanto, se feito sem atenção, o processo corre risco de sofrer com equívocos no preenchimento.
E, como se trata de documento oficial, importante para o controle das movimentações financeiras, qualquer erro é prejudicial e pode gerar consequências posteriores, gerando dor de cabeça para o emissor, para as empresas envolvidas, etc.
Sendo assim, seja qual for a escolha (eletrônica ou não), este é o passo a passo para emissão. Seguindo-os, o interessado em produzir sua nota fiscal MEI terá condições de fazer tudo de forma correta, sem risco de erros e problemas no futuro.
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