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As obrigatoriedades vigentes na nota fiscal MEI

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A modalidade de Microempreendedor Individual foi criada pela Lei Geral da Micro e Pequena Empresa, a Lei complementar 128/2008 (que por sua vez alterou a legislação anterior, a Lei Complementar 123/2006), e trouxe mudanças muito significativas para o micro e pequeno empreendedor, possibilitando a legalização de diversas empresas e a possibilidade de atuação de pessoas físicas no meio empresarial.

Tanto para quem já é cadastrado, ou para quem pretende se tornar um Microempreendedor Individual – MEI, existem muitas dúvidas acerca das obrigatoriedades vigentes relacionadas à emissão de Nota Fiscal. Esses questionamentos podem fazer com que os empreendedores fiquem confusos, cometam erros, ou até mesmo desistam de se cadastrar no MEI.

Para ajudar a esclarecer essas dúvidas, sobre a Nota Fiscal, criamos esse artigo para você, confira!

A emissão de Nota Fiscal é obrigatória para o MEI?

Pode parecer muito vago, mas a obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal por parte do MEI irá depender da transação que está sendo realizada. Para explicar melhor como isso funciona na prática, veja os tópicos abaixo:

• Emissão obrigatória: será obrigação do Microempreendedor Individual emitir a nota fiscal sempre que realizar uma transação ou venda para uma pessoa jurídica ou para o Governo. Ou seja, se a transação for feita com uma pessoa jurídica, a emissão da Nota Fiscal deve ser feita. A única exceção acontece quando a própria empresa PJ emitir uma nota fiscal de entrada dos produtos.

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• Emissão opcional ou facultativa: nesse caso, ao realizar transações comerciais com pessoas físicas, fica a critério do MEI se irá realizar a emissão da Nota Fiscal ou não. Isso acontece porque, não passando o limite anual de faturamento, a alíquota para essas operações é fixa, mesmo que ocorra de forma interestadual.

Todas essas informações podem ser encontradas na Lei que citamos no início desse artigo.

Quais os tipos de Notas Fiscais que são emitidas por MEIs?

Agora que sabemos quais as obrigatoriedades envolvendo a emissão de Nota Fiscal por Microempreendedores Individuais, precisamos conhecer também os tipos de Nota que essa modalidade empresarial pode emitir.

Nota Fiscal Avulsa

Esse modelo de Nota Fiscal não está disponível para todos os Estados, sendo necessário verificar a legislação local ao realizar a emissão, para evitar erros e problemas tributários. É um modelo mais simplificado e comum na emissão.

Nota Fiscal Avulsa – NFA-e

Esse tipo de nota é exatamente igual à Nota Fiscal Avulsa, com a única diferença de ser uma versão eletrônica. Seu funcionamento é o mesmo e ela pode ser emitida gratuitamente e de forma online. Quando o MEI não possui autorização para a emissão de documentos fiscais, ou que ainda não possua um sistema de gestão para otimizar esse processo, essa costuma ser a versão de Nota Fiscal mais utilizada.

Assim como na NFA, nem todos os Estados disponibilizam essa versão, verifique com a Sefaz a possibilidade de utilizar essa modalidade.

Nota Fiscal Eletrônica – NF-2

A emissão desse tipo de Nota Fiscal pelo MEI não é obrigatória, ficando a critério do empreendedor emitir ou não. Caso ele opte por fazê-lo, será necessário seguir as mesmas regras e requisitos aplicados às empresas que não estão enquadradas no regime do MEI, determinados pela legislação.

Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor – NFC-e

Esse tipo de nota foi criado para substituir o cupom fiscal que é tradicionalmente entregue ao consumidor na conclusão da transação comercial, e é utilizada para a venda de produtos e mercadorias. Em diversos estados esse tipo de nota fiscal já é obrigatório.

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A maior vantagem na utilização desse tipo de nota é que, como ele é emitido de forma virtual, e encaminhado diretamente via e-mail, ela dispensa a impressão em papel. Além disso, devido à característica da sua emissão, não é necessário realizar a compra de equipamentos específicos, como o Emissor de Cupom Fiscal (ECF), e apresenta um processo de liberação rápido e seguro.

Em alguns casos, o MEI também tem autorização para emitir Nota Fiscal de Serviços eletrônica – NFS-e.

Como deve ser feita a emissão da Nota Fiscal Eletrônica?

Como dissemos anteriormente, o MEI pode solicitar junto à Sefaz a emissão da Nota Fiscal Avulsa Eletrônica e da Nota Fiscal Eletrônica, dependendo da disponibilidade no Estado de residência.

Para que possa emitir essas versões eletrônicas, o empreendedor precisará de um nome de usuário e uma senha específica de acesso para entrar no SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal). Essas informações devem ser solicitadas pelo empreendedor em um posto da Sefaz. Verifique se, em seu Estado, esse posto é somente físico ou se pode ser feito de forma online, o que facilita bastante a obtenção do acesso.

Com a automatização dos processos que fazem parte da rotina do Microempreendedor Individual, e a utilização cada vez mais crescente da Nota Fiscal Eletrônica, uma excelente alternativa é o uso de um software de gestão. Esse tipo de sistema pode te ajudar a administrar melhor as rotinas, como a emissão de nota fiscal, controle de entrada e saída, controle de prazos, entre outros.

Outro ponto que é muito importante a ser mencionado, é que para os MEIs que escolherem utilizar e emitir a Nota Fiscal Eletrônica, precisarão seguir alguns passos:

-Adquirir um Certificado Digital de acordo com o padrão ICP- Brasil;

-Obter uma autorização para emissão de Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica e Nota Fiscal Avulsa Eletrônica. Essa autorização deve ser obtida junto à Sefaz do seu Estado.

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-Para a emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, será necessário, também seguir um procedimento específico junto à prefeitura da sua cidade.

Quais as consequências de não seguir essa obrigatoriedade?

Quando o Microempreendedor Individual realiza venda de produtos, utilizando transportadoras ou o serviço dos Correios, todos os produtos devem ser encaminhados com suas respectivas Notas Fiscais. Essa regra deve ser seguida mesmo que a venda não tenha sido feita para uma pessoa jurídica, pois diz respeito ao transporte de mercadorias. Se esses produtos não forem encaminhados com as Notas Fiscais, as mercadorias podem ser apreendidas pelos órgãos fiscalizadores, sejam eles de ordem estadual ou federal.

Verifique com a Sefaz do seu Estado as regras específicas para a emissão de nota fiscal dos seus produtos, para que o seu negócio atue dentro das legislações vigentes. Para saber um pouco mais sobre esse assunto, leia também esse artigo do nosso blog!

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